診断書でなくても、クリニックや病院に「GIDの治療」として通院している証拠でも資料として提出する事が出来ます。
通院している方であるのなら、医師から診断書に、もしくは「意見書」のような形で名の変更の必要性を記述して頂くとよいでしょう。
また、ジェンダークリニックに通院する事が困難である方の場合でも、地元の精神科医に相談し、医師の方に「名前の変更がこの人には必要である」と判断されれば名の変更に対しての意見書を書いてもらう事が出来るかもしれません。
医師の意見書はGID診断書が伴わなくても書類として有効か、調査官に質問した所「当然、配慮されて然るべき書類であると思います」とご返答頂きました。
現在の新潟の家庭裁判所では、GID診断書は都会程【強い決定力のある書類】であるという扱いはされていないようです。
もちろん大切な資料の一つではありますが、これがあれば大丈夫、これが無ければいけない、という事はありません。

通称名を使用している事を証明する物です。
通称名だけでなく、日付も入っていなければいけません。
友人・知人からの手紙類より、給与明細や公的料金の領収書等、社会性のある物が証拠としての有効性は高いです。年月もそうですが使用範囲も広い方がいいので、同じ人からの手紙を沢山集めてもあまり意味が無いと思われます。
永年使用の目安は約５年と言われているようですが、実際に新潟家庭裁判所の調査官に質問した所「特に目安となる年月はありません」との事です。
２，３人の間だけで通称名を１０年間使用した場合と、多人数間・社会生活の中で主に通称名を２年間使用した場合、憶測ではありますが、後者の方が認められやすいと思われます。
同じ通称を長い間自分の名前として使用していた、という証明と共に大切なのは、生活の中で通称名がどれだけ認知され、機能しているかである、と考えて使用証拠を集めるとよいのではないでしょうか。
使用証拠の例：消印のある郵便物(年賀状可)・給与明細・領収書・受領証・請求書・通帳・学生証・社員証・会員証・会社で作られた名刺(日付不要)・資格等の証明書・診察券・雑誌・団体等の名簿・お店のﾒﾝﾊﾞｰｽﾞｶｰﾄﾞやﾎﾟｲﾝﾄｶｰﾄﾞ(日付入)等

申立書の『名の変更を必要とする具体的な事情』欄に書ききれなかった場合、またはもっと詳しく事情を述べたい場合に作成し提出する物です。
戸籍法第107条2「【正当な事由】によって、名の変更をしようとする者は、家庭裁判所の許可を得て、その旨を届け出なければならない」と規定されているように、家庭裁判所側にこちらの申立ての正当性、必要性等を理解・納得してもらわなければなりません。
また【家事事件の申し立書式と手続き】（家裁で使用されている実務手引き）の「名の変更・概要」の中には、「正当な事情とは、名の変更をしないとその人の社会生活において支障を来たす場合をいい、単なる個人的趣味、感情、信仰上の希望等のみでは足りないとされています」と記されています。
例えば「姓名判断でよくない結果が出たので名前を変えたい」「今の名前が嫌いだから変えたい」という理由だけでは許可されないと思われます。
GIDを理由とする場合、男(女)性である自分が女(男)性名では生活に支障がある。
また精神的に苦痛である等が事情として挙げられると思いますが、具体的にどのような支障があるのか、なぜ名の変更をしなければならないのかという事をきちんと伝えなくては「必要性不十分」と判断されてしまうかもしれません。
理由補充書は絶対に必要であるという訳ではありませんが、より詳しく、具体的に事情を伝える為の手段として有効かと思われます。
また書類として提出しなくても、調査や審問の段階で色々と質問をされますので、きちんと答えられるよう準備をしておくとよいでしょう。

１．同意書 ２．使用証拠以外の証拠
３．性同一性障害に関する資料